10.财产库存和产品

A. 一般. 业务系统和会计服务的财产管理办公室(PMO)负责确定和报告所有具有成本或估计/评估价值的独立财产项目(礼品) & 捐款2000元或以上，使用年限一年或以上. (牧师. 1-08]

A-1.定义: (牧师. 1-08]

(一)成本: 一个或多个项目的初始价格(如果已构建), 包括运输和装卸, 适用的税收, 安装和辅助费用(电线), 电缆, 管道, 等.)所必需的，以使该项目的功能为它所获得的目的.

ii)资本支出: 购买单位成本为300美元或以上的物品，并且用于购买该物品的帐户代码以E6开头.

3)修理、改善或改进: (a) Extend the estimated useful life; (b) increased capacity; (c) substantial improvements in the quality of output; or (d) substantial reduction in operating cost.

A-2. 所有权.

i)学校拥有以下所有财产: 学校拥有所有用学校资金购买的财产和所有作为礼物收到的财产. 除了, 除非法律规定的授予条款或合同另有规定, 学校拥有所有用助学金或合同资金购买的个人财产. 任何部门, 部门单位, 或大学雇员, 可持有任何大学财产的所有权权益, 或由学校持有的以赠款或合同资金购买的财产. 无论哪个部门单位订购了该物品, 该基金引用了, 或者预算支出, 大学所有权原则盛行. (牧师. 1-08]

ii)物业编号: PMO为大学财产库存系统中包含的所有财产项目提供唯一的大学财产编号，并在Banner固定资产数据库中创建相应的项目记录. 车牌号码是领有牌照的车辆及其他领有牌照的物品(例如.g. 拖车、全地形车、雪地车、摩托车等.). 对于所有物理上可以被标记的物品, 这个号码在一个红色的财产标签上，用于用拨款购买的物品, 并且在所有其他项目的黄色属性标签上. (添加. 1-08]

3). 蓝色属性标签: 物业管理处将提供唯一编号的蓝色物业标签，用于识别$2以下的大学物业,如电脑设备等有吸引力的财产, 视听和录像设备, 收音机, 电视, 相机, 投影仪, 掌上电脑, 掌上电脑的, 全球定位系统(GPS)的, 等. 这些标签可以用作协助部门跟踪库存的工具. 一个示例Excel电子表格，以协助部门跟踪他们的库存项目 在这里. 附加的蓝色属性标签可根据PMO的要求获得. 蓝色财产标签不包括在旗帜固定资产或爱达荷州代码第67-5746节操作所需的实物库存中. DPA负责将蓝色属性标签贴在相应的项目上。. (添加. 1-08]

A-3. 单位的责任. 每个部门的管理员负责保护和维护分配给他或她控制的财产. 进一步, 每个管理员负责确保每个财政年度对通过大学财产清查系统确定的所有财产进行一次实物清查. 管理员发生变更时, 新管理员负责所有分配的财产，并应及时核实分配的库存的准确性. (牧师. 1-08]

i). 部门物业主任(DPA). (添加. 1-08]

a. 指定部门物业管理员(DPA): 物业管理是大学的一项重要职能. 谨慎的商业实践有助于保护大学在设备上的数百万美元投资, 满足政府和赞助商的要求, 支持与大学资产相关的间接成本回收. 每个管理员都有责任确保有效的财产管理符合本政策. 各部门管理员应指定一名DPA. 部门管理员负责确保最终用户和物业购买者与DPA充分合作.

b. dpa资格: 选择和指定一位合格的物业管理专员对于确保在部门一级进行有效的物业管理至关重要. 当务之急是指定合适的人担任DPA, 因为他们必须与所有教员交流, 在各自领域工作的员工和学生. 他们也是部门和项目管理办公室之间的联络人.

DPA必须符合下列准则:

• 做一名大学员工
• 对物业管理的各个方面有最新的知识和理解, 包括相关的政策和程序, 或快速学习政策和程序的能力.

此外，建议DPA满足以下标准:

• 有效的沟通技巧
• 解决问题
• 以积极、执着的态度完成任务
• 良好的组织能力

DPA是部门和PMO之间的日常365滚球官网，当DPA发生变化时，部门必须通知PMO.

ii)财产安全. 每个大学员工都有保护和适当使用大学拥有或对大学负责的财产的一般义务. 这包括分配给个人使用或作为公共区域的一部分的财产. 该义务包括但不限于: (添加. 1-08]

• 通知有关收购的DPA, 及时转移或处置财产;
• 在使用过程中合理小心，防止损坏并保持良好状态, 核算因使用造成的合理损耗;
• 采取合理的保安措施，防止盗窃或误用;
• 报告了, 偷来的, 损坏或其他受损的财产应及时赔偿给适当的当事人, 包括但不限于直接主管或公共区域经理.

准确和有效的管理将有利于个别部门和整个大学. 如需协助，部门职员应联络所属部门的发展助理. 需要协助的dpa应与物业管理处联系. (添加. 1-08]

准确及时地汇报所有财产, 无论是否由赞助商资助, 直接影响设施和行政费率(间接)成本回收和其他报告要求. (添加. 1-08]

A-4. 使用. 大学的财产只能用于履行大学的职能. 没有适当管理人的建议和主管财务的副总裁的书面授权，财产不得出租或出借给任何人或团体供私人使用. 用赠款和合同资金购买的财产可能有额外的使用限制. 请联系赞助项目办公室(208-885-6651)了解更多信息. (牧师. 1-08, 7-16, ed. 7-10]

A-5.盗窃或挪用. 盗窃或侵占大学财产和/或大学场所的私人财产构成违反爱达荷州法律和摄政委员会的政策. [ed. 1-08]

A-6. 存储.

i)储存非大学财产: 办公室装饰(如艺术品)除外, University buildings or grounds may not be used for the permanent or continuous storage of personal property that is not used for official purposes; any property continuously stored in University facilities is presumed to be University property. [ed. 1-08]

ii)保管大学财物: 一个部门不再需要或使用的大学财产应转移到剩余财产部门[见] 10.41] for potential reutilization or disposal; it should not be placed in storage. 不必要的财产储存是不划算的, 填补宝贵空间, 承担潜在损失的风险, 损坏或误用, 并继续需要记录维护和实物盘存. 如果有正当理由将物品放入仓库, DPA必须将用户状态更改为“空闲”和存储区域的实际位置通知PMO. 收到状态更改为空闲的通知后, 项目管理办公室负责对Banner固定资产数据库进行更新. 当财产被储存时, DPA负责确保采取谨慎措施，确保存储的方法和位置适合所存储的物品类型，并确保财产以防止损失的方式得到保护, 损害, 或者破坏财产. (添加. 1-08]

A-7. 财产处置. 下列牲畜除外, 大学财产只能按照剩余财产清查程序的规定处置[见] 10.41]. (牧师. 1-08]

A-8. 农业与生命科学学院处理家畜.

屠杀动物. 剩余的肉用动物和不符合饲养目的的剩余种畜通常会被弃置到公众市场. 那些被认为不符合育种目的的品种在交付市场时被指定为不合格品种. 动物和兽医科学部门的有限数量的肉类动物在该部门的屠宰场屠宰，用于教学或研究目的. 这些动物的产品被出售给大学单位，如住房和食品服务, 到当地零售店, 或者通过肉类实验室以零售价格购买. 销售价格由国家供应商公布的“黄页”确定, 芝加哥, 伊利诺斯州.

饲养动物. 多余的繁殖动物可以通过公认的寄售拍卖处理，某些动物可以被指定为实验动物，并根据与农业和生命科学学院的正式协议，放置在其他大学或私人合作的牛群或羊群中. 根据大学处理剩余财产的一般程序，未以上述方式处理的繁殖动物定期刊登广告出售.

开标. 根据大学财产处置的一般程序，公开招标出售动物, the designated official from the department concerned is responsible for recommending one of the following actions: (a) accept the high bid; (b) accept a bid other than the high bid, if it is to the definite advantage of the university to do so; or (c) reject all bids with a recommendation that the animals be re-advertised for sale or a recommendation of the conditions under which the animals would be sold at private treaty with written approval of the dean of the College of Agricultural and Life Sciences.

B. 过程. 物业管理处. 物业管理处负责发展和协调全校范围内的物业管理系统，并协助各学系单位履行物业管理职责. 项目管理办公室和内部审计将对部门单位内的实物盘存进行核查，作为评价盘存系统有效性的一种手段. (牧师. 1-08]

这些核查清单可以包括各种抽样技术，作为核查过程的一部分, 包括统计, 分层, 评判, 有目的的, 或其他抽样或测试方法. (添加. 1-08]

B-1. 库存结果和报告. 项目管理办公室应在盘点完成后30天内将盘点结果发布至旗帜固定资产，并生成报告. 项目管理办公室应对每个库存的结果进行分析, 确定是否需要对物业管理措施采取纠正措施, 并与各部门合作实施任何纠正措施. 项目管理办公室可以进行额外的调查，以评估所提议变更的有效性. 项目管理办公室至少应将报告分发给以下人员: (添加. 1-08]

• 负责单位管理员和DPA，如果是不同的员工
• 院长或同等职位的地区副总裁
• 商业系统和会计服务以及大学财务总监
• 赞助项目办公室(如适用)
• 风险管理(如适用)

根据接收部门的需要，报告的内容和格式可能会有所不同.

C. 程序. 部门单位或负责财产清查的行政人员需要执行以下程序.

C-1. 库存的程序. 大学对财产进行实物清查，以核实旗帜固定资产数据库中财产记录的准确性，以及资产的存在和活动状态. 清查的结果对大学的物业管理系统的有效性以及对既定政策和程序的遵守程度提供了极好的全面评估. 数据用于各种管理报告, 包括财务报表, 授予和合同赞助报告, 以及提交给董事会和爱达荷州各机构的数据. (添加. 1-08]

物业管理事务专员在日常工作中保持良好的物业管理措施, 实物盘存变成了一个核实的问题，应该不会给部门带来什么不便. 良好的日常物业管理措施包括但不限于: (添加. 1-08]

• 在收到后14天内，将从PMO收到的所有大学财产标签粘贴到物品上
• 通知PMO所有地点的变化(建筑和房间), 用户状态(活动), 闲置, 没有找到), 条件(极好), 好, 公平, 可怜的)
• 按照APM部门的要求，及时转移设备剩余财产办公室指定的物品 10.41.

C-2. 离职雇员的财产保管及归还. 至少每年一次, 每个DPA应审查库存，以确保资产在现有大学员工的控制之下. 每个部门都有责任建立一个标准的程序，以确保离职的员工不会移动大学的财产. 该程序应包括与DPA的会议和转让指定资产的保管权. 员工必须将其拥有的任何大学所有的财产归还给院系，无论是在校内还是校外. 唯一的例外是，该项目全部或部分购买资金来自联邦资助的赠款和合同或政府提供的财产, 根据财产的使用条款, 该等财产可转让给另一实体. 参见[10.40 C-7, iv]这些政策和程序. (添加. 1-08]

C-3. 校外财产使用. 使用学校购买的财产, 由保荐人提供, 捐赠, 或以其他方式向大学负责的活动可能需要在大学所在地(主校区)以外的地点举行, 研究和推广中心, 教育中心, 等.). 被视为“校外”的地点包括大学员工的住所或临时工作地点. 无论位置如何, 物业的使用必须仍然直接使大学或获得该物业的资助项目受益. (添加. 1-08]

财产保管人的责任是一样的，不管在什么地方, (参见10.[A-3, ii]. (添加. 1-08]

经常在校园和校外地点之间运输的财产, 或者通常在校外的财产, 必须在 365滚球官网校外设备验证工作表. 工作表必须每年更新，并由DPA存档. 它将用于在实物盘存期间证实资产的位置, 由项目管理办公室进行的库存验证评审, 并由内部审计进行审计. 在校外停留超过30天的物业必须在旗帜固定资产记录中列出校外位置. 如果需要新建，请联系项目管理办公室寻求帮助. (添加. 1-08]

C-4. 财产流动. 每个Banner固定资产记录必须反映该资产的正确位置. 每个部门负责建立一种通信方法，使DPA能够迅速与PMO更新其财产的位置信息. (添加. 1-08]

i) 追踪财产的临时变动(少于30天). 如果物品正在临时移动，则不需要更新旗帜固定资产记录. 资产记录的“主”位置保持不变，使用辅助定位系统记录临时位置的变化. 跟踪位置的辅助方法由DPA确定. 推荐的有效方法是使用一个 经过日志. 经过日志, 或者其他的方法, 设备保管人/使用者必须容易接近.经过日志 can be maintained in several ways; they can be posted at the inside door of a lab or maintained by the DPA or an office administrator. DPA应与部门人员合作，创建一个易于使用的签出流程. DPA必须定期检查签到日志，以确保设备正确签到和签到，并按时归还. 30天内未退回指定地点的物品, 如果移动时间超过30天，DPA必须联系设备用户要求退货，或者通知项目管理办公室更新Banner固定资产的位置. 如果该项目是必要的核实实物库存或审计, 签出日志(或同等资料)必须可用来证实资产的位置. (添加. 1-08]

ii) 物业更改地点30天或以上. DPA必须通知PMO将财产记录更改到新的位置. 如果地点变更到不同的部门，并且资产的责任发生了变化, DPA也必须将此更改通知PMO. 在通知项目管理办公室之前，应该礼貌地联系新的DPA. (添加. 1-08]

C-5. 年度库存要求. 根据爱达荷州教育委员会和爱达荷州大学校董会政策第五节.I.4.a., 大学必须遵循爱达荷州法典第67-5746条，该条款要求每个财政年度对所有财产(包括在旗帜固定资产库存系统中的项目)进行一次实物库存. 各部门单位负责遵守并执行年度盘点. 以下程序适用于所有部门单位的年度库存要求: (任. & 牧师. 1-08]

i) 不迟于8月31日，PMO将向每个DPA提供“库存证书”[见10].40 (E)]和库存清单. 库存清单将按标签编号排序提供. (任. & ed. 1-08]

ii) DPA是利用库存清单进行实物盘存. dpa必须识别差异, 或异常, 在清单和实际实物库存之间. 满足库存标准但未出现在清单上的现有项目需要标识为添加. 不在手头或未在清单上找到的项目需要标识为删除, 或者“无法定位”. 删除必须匹配下面[10]中列出的类别之一.40 C-7, ii]. “无法定位”状态将物品留在库存中，直到被找到或被宣布为“丢失”。. (任. & ed. 1-08]

3) The DPA 必须 list exceptions in the form of changes; changes are listed on the Certificate of Inventory with attachments as needed, 或者在存货清单上. (任. & 牧师. 1-08]

iv) DPA必须完成实物库存并返回库存证书, 以及任何必要的附件, 在10月的最后一个星期之前，向PMO递交申请. 适当的管理员必须签署库存证书. 单位必须列出DPA, DPA可以回答有关库存的问题. (任. & 牧师. 1-08]

C-6. 属性添加. 以下程序适用于部门单位接收或添加财产到库存. (任. 1-08]

i) 项目管理办公室应审查所有购买的财产，并确定纳入大学财产库存系统的项目. PMO为添加到库存中的每个项目分配一个惟一的University属性标签，并在Banner Fixed Assets数据库中创建相应的项目记录. 标签被发送到DPA，贴在物品上. (牧师. 1-08]

ii) DPA负责及时将属性标签贴在相应的物品上(DPA应将标签放置在容易看到的地方), 物品上容易接近的地方). DPA必须审查所附表格上的所有信息, 对必要的变更/更正进行批注，并及时反馈给项目管理办公室. (牧师. 1-08]

3) dpa必须在收购后14天内通知PMO以资本支出以外的方式收到或获得的物品. (E.g.、礼品、政府提供的财产或建造的物品等.) (牧师. 1-08]

iv) 购置包括以旧换新的财产:以旧换新需要特别小心. 因为以旧换新的设备将永久离开学校, 这实际上是一笔双重交易:收购和出售. 如果要交易的潜在物品是由赠款和合同资助的, 在作出购买承诺之前，处置必须得到批准. 在所有情况下，购买承诺(申请单或DPO或P-card)文本 必须 包括标签编号, 描述, 使, 模型, 序列号或VIN, 以及计入以旧换新项目的金额，以便项目管理办公室能够完成适当的收购和处置程序. (添加. 1-08]

C-7. 属性删除. 当部门单位要从库存中删除财产时，适用以下程序. (任. 1-08]

i) 大学的存货制度允许折旧. 然而, 项目不能仅仅因为项目的估计价值随着时间的推移已经贬值到低于2美元而从库存中删除,000. 这些项目只有在通过剩余财产进行处置时才会被删除 10.41].

ii) 只有属于下列类别之一的物品，才能从存货中删除:

•丢失•损坏•以旧换新•出售•报废•拆解•转让•归还给出借人•归还给供应商•被盗(被盗物品应向校园警察报告)•剩余(必须附有由剩余财产人员填写的取件收据).

3) 部门人员只有在下列情况下才能删除大学属性标签: (添加. 1-08]

• 退回给制造商更换(请注意标签编号，DPA需要在收到更换后向PMO申请新的标签)
• 以旧换新的:作为另一项购买的折价品
• 退还给赞助商或其他第三方所有者

当剩余财产出售或报废物品时，剩余财产人员负责拆除大学财产标签.

iv) 全部或部分由联邦资助的赠款和合同或政府提供的财产购买的物品通常需要遵守联邦行政要求, 收购法规, 以及管理联邦财产处置的特定机构条件. (见 管理和预算厅通告A-110:高等教育机构赠款和协议的统一行政要求, 医院, 及其他非牟利机构; 联邦收购条例，第45部分:政府财产). 因为使用联邦基金通常会限制用于资助研究的财产的处置, 即使财产的所有权属于大学, 希望出售的部门, 或者以其他方式处理, 与研究相关的设备必须首先获得赞助项目办公室的书面授权(电话:208-885-6651). 请参阅赞助计划办公室 处置用联邦资金购买的设备的指导方针 以更详细地讨论联邦政府资助的大学研究中使用的设备的处置. (添加. 1-08]

D. 信息. 请直接询问有关365滚球官网物业管理的问题到物业管理办公室(208)885 -4070, 或电子邮件 库存的邮件. 请浏览我们的网页:

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E. 存货证明书样本 [样例表单]

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